Reglamento

RESOLUCIÓN 606 DE 2022 (28 de junio)

"Por la cual se expide el Reglamento de Servicios del Sistema Nacional de Bibliotecas – SINAB de la Universidad Nacional de Colombia y se adoptan otras disposiciones"

LA RECTORA DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

En uso en uso de sus atribuciones legales, en especial las conferidas por el artículo 5 del Acuerdo 27 de 2004, el numeral 18 del artículo 16 del Acuerdo 11 de 2005 y el artículo 2 del Acuerdo 10 de 2022 del Consejo Superior Universitario y,

CONSIDERANDO

QUE mediante Acuerdo número 29 de 1993 del Consejo Superior Universitario se derogan los acuerdos 53 de 1978 (30 de mayo) y 93 de 1983 (14 de diciembre), del Consejo Superior Universitario y se establece el régimen de multas y sanciones para los usuarios de las Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia.

QUE mediante la Resolución de Rectoría 1322 de 1993 se estableció el reglamento general para las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia.

QUE mediante el Acuerdo 27 de 2004 del Consejo Superior Universitario se creó la Dirección Nacional de Bibliotecas, y se autorizó al Rector para expedir las medidas reglamentarias, administrativas y presupuestales que sean indispensables para poner en ejecución lo dispuesto en dicho acto administrativo.

QUE por intermedio del artículo 14 de la Resolución de Rectoría 1221 de 2014 se crea el Comité Nacional de Bibliotecas, como un "organismo colegiado del nivel consultivo de la Vicerrectoría de Investigación y de la Dirección Nacional de Bibliotecas, que colabora en la formulación de propuestas de políticas y reglamentación del Sistema Nacional de Bibliotecas y en el seguimiento y evaluación de los procesos de gestión de las mismas."

QUE conforme a lo dispuesto en el artículo 16, numeral 18, del Acuerdo 011 de 2005 del Consejo Superior Universitario, es función del Rector expedir las reglamentaciones y los actos administrativos que sean necesarios para el cumplimiento de la misión de la Universidad, y que no sean competencia de otra autoridad universitaria.

QUE el Sistema Nacional de Bibliotecas - SINAB, en el marco del modelo inter-sedes de la Universidad Nacional de Colombia y la implementación del Sistema Integrado de Gestión Administrativa y Ambiental (SIGA), ha avanzado en la normalización, mejora y modernización de los servicios que se prestan a la comunidad universitaria a través del SINAB, atendiendo a los desarrollos tecnológicos y al cumplimiento de estándares nacionales e internacionales para el acceso y el intercambio de información, por lo cual es necesario establecer las normas y actualizar los procesos correspondientes.

QUE se requiere expedir un nuevo reglamento basado en un modelo estándar de servicios bibliotecarios ajustado a criterios de integralidad y uniformidad, que auspicie la integración de las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia a través del Sistema Nacional de Bibliotecas - SINAB, sea consecuente con la dinámica académica de la comunidad universitaria y garantice a esta el acceso a los recursos y servicios proveídos por el SINAB en igualdad de condiciones.

QUE a través del Acuerdo 10 de 2022 del Consejo Superior Universitario se derogó el Acuerdo 29 de 1993 ibídem, y se delegó en el Rector la expedición de un nuevo reglamento de servicios del Sistema Nacional de Bibliotecas – SINAB de la Universidad Nacional de Colombia, en el cual esté incorporado el régimen de multas y sanciones para los usuarios de este.

QUE en sesión del 10 de mayo de 2022, el Comité Nacional de Bibliotecas, en coordinación con la Dirección Nacional de Bibliotecas, extendió su visto bueno a una propuesta de reglamentación de los servicios del Sistema Nacional de Bibliotecas – SINAB, que integra de manera actualizada el régimen de multas y sanciones del que daba cuenta el Acuerdo 29 de 1993 del Consejo Superior Universitario, y que responde a las necesidades y evolución de dicho sistema.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

Capítulo I

DEFINICIONES

ARTÍCULO 1. SINAB. El Sistema Nacional de Bibliotecas - SINAB es una red de bibliotecas integrada por las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia, basada en lineamientos estratégicos y procedimentales compartidos, que posibilita el acceso de manera integrada a los recursos y servicios de información gestionados por su intermedio como apoyo a los procesos misionales de formación, investigación y extensión.

ARTÍCULO 2: COLECCIONES DE LAS BIBLIOTECAS DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Las colecciones de las Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia se clasifican así:

a. Colecciones Generales: Estas colecciones están constituidas por textos y obras de consulta general.

b. Colecciones de Reserva. Están constituidas por aquellos libros de colección general que por su alto volumen de consulta requieren de un régimen especial de préstamo con el objeto de que sirvan al mayor número de usuarios.

c. Colección de Referencia. Está integrada por materiales bibliográficos tales como diccionarios, enciclopedias, bibliografías, repertorios bibliográficos, índices, anuarios, atlas, catálogos, en forma impresa, grabada en medios electrónicos o microfilmados.

d. Colecciones de Hemeroteca. Están conformadas por las publicaciones seriadas que reposan en las bibliotecas, en forma impresa o grabada en medios electrónicos o microfilmados.

e. Colecciones Especiales. Son aquellas que, por sus características de valor histórico, contenido o dificultad de consecución, requieren de tratamiento especial en cuanto a su conservación y servicio al usuario.

ARTÍCULO 3. USUARIOS DEL SINAB. Son usuarios del SINAB todas las personas que hagan uso de los diferentes servicios ofrecidos por este, ya sean miembros de la comunidad universitaria o usuarios externos. Estos usuarios son:

a. Usuarios de la Comunidad Universitaria. Usuarios registrados en los sistemas de información académica y administrativa de la Universidad, tales como: profesores, estudiantes de pregrado y posgrado, egresados, funcionarios administrativos, personas que ostenten la calidad de pensionadas y estudiantes del Instituto Pedagógico Arturo Ramírez Montufar – IPARM, en la Sede Bogotá, y la Escuela Universidad Nacional de Colombia, en la Sede Medellín.

b. Usuarios Externos. Las personas que no ostenten la calidad de usuarios internos, entre ellos profesores, investigadores, estudiantes de otras instituciones o personas nacionales o extranjeras.

Capítulo II

DERECHOS Y DEBERES DE LOS USUARIOS DEL SINAB

ARTÍCULO 4. DERECHOS DE LOS USUARIOS DEL SINAB. Los usuarios del SINAB tienen derecho a:

a. Acceder a los recursos y servicios de información disponibles en el SINAB de la Universidad Nacional de Colombia, de acuerdo con su categoría de usuario.

b. Obtener atención y respuesta eficaz y satisfactoria en la prestación de los servicios bibliotecarios.

c. Disponer de un entorno propicio con condiciones adecuadas para la lectura y la investigación.

d. Recibir formación, orientación y acompañamiento sobre el uso de los recursos y servicios del SINAB.

e. Recibir paz y salvo del SINAB para los trámites de grado, renovación de matrícula, renovación de carné, jubilación, retiro o liquidación de relación legal y reglamentaria de funcionarios y para cualquier otro trámite de carácter interno para el cual se requiera.

f. Solicitar y recibir carta de presentación para acceder a recursos de las bibliotecas de otras instituciones con las que exista convenio de préstamo interbibliotecario o prestación de servicios.

g. Solicitar condonación de la multa generada por el retraso en la devolución de material bibliográfico solicitado en préstamo, según lo dispuesto en el artículo 15 de esta Resolución.

ARTÍCULO 5. DEBERES DE LOS USUARIOS DEL SINAB. los siguientes son deberes de los usuarios de SINAB:

a. Atender las normas vigentes sobre la propiedad intelectual y el derecho de autor para acceder y utilizar la información en forma ética y legal.

b. Devolver oportunamente los recursos bibliográficos y tecnológicos retirados en préstamo.

c. Presentar al ingresar a cualquier biblioteca del SINAB el carné vigente de la Universidad Nacional de Colombia, o el instrumento físico o digital que haga sus veces y sea autorizado por esta para el ingreso, o un documento de identificación personal, cuando así sea requerido por el personal de la biblioteca correspondiente.

d. Utilizar de manera personal e intransferible el usuario y contraseña institucional para consultar y acceder a los recursos y servicios electrónicos del SINAB, según corresponda.

e. Notificar la pérdida del carné, para su respectivo bloqueo en el sistema de información bibliográfico, y realizar el cambio de clave personal.

f. Atender las normas para el buen uso y la seguridad del material bibliográfico, mobiliario, infraestructura, equipos y demás elementos existentes en cada biblioteca.

g. Contribuir al orden y al respeto en las bibliotecas de la Universidad, manteniendo un ambiente propicio para la lectura y la investigación.

h. Evitar el consumo y venta de alimentos y bebidas dentro de las bibliotecas de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 17 de 2017 del Consejo Bienestar Universitario, o las demás normas que lo modifiquen, sustituyan o adicionen.

i. Permitir, cuando así sea requerido por el personal de la biblioteca correspondiente, la revisión de los documentos bibliográficos y pertenencias en el control de salida de dicha biblioteca.

Capítulo III

PROGRAMAS Y SERVICIOS DEL SINAB

ARTÍCULO 6. FORMULACIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS. El Comité Nacional de Bibliotecas es la instancia responsable de la creación y modificación de los programas y servicios prestados por el SINAB de manera transversal, los cuales se implementarán en cada una de las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia. Sin embargo, teniendo en cuenta las necesidades e intereses de información de la comunidad universitaria, el desarrollo de las bibliotecas académicas en el mundo y los adelantos tecnológicos aplicados a la búsqueda, recuperación, uso ético y difusión de la información, las bibliotecas en sede podrán crear e implementar sus propios servicios, informando de ello a la Dirección Nacional de Bibliotecas y al Comité.

ARTÍCULO 7. DIFUSIÓN DE LOS SERVICIOS DEL SINAB. La Dirección Nacional de Bibliotecas informará a través de la página web del SINAB los servicios vigentes en las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia. Esto se realizará a través de los siguientes documentos:

a. Portafolio de servicios del SINAB: Presentación del SINAB en su página web, que describe los servicios transversales en las sedes, los recursos de información disponibles y los demás que se modifiquen o creen, de acuerdo con las necesidades de los usuarios.

b. Instructivo para el uso de recursos y servicios del SINAB: Documento que establece las condiciones de acceso a los recursos de información y los servicios para los usuarios internos y externos, con el propósito de brindar una atención oportuna a sus solicitudes y necesidades de información y que hace parte de este reglamento.

c. Servicios para egresados: Están reglamentados por la Resolución 026 de 2012 de Rectoría, y se armonizan con el programa de egresados de la Universidad Nacional de Colombia.

d. Tabla de préstamos: Es el documento en el cual se regulan los tipos de colecciones bibliográficas, los tipos de usuario, la cantidad de ítems que pueden prestarse por usuario y el tiempo de préstamo, el cual está publicado en la página web del SINAB y es definido por las sedes de acuerdo a sus condiciones propias de préstamo.

ARTÍCULO 9. ACCESO A RECURSOS ELECTRÓNICOS. El acceso y consulta a los recursos electrónicos suscritos por el SINAB se hará exclusivamente a través de la plataforma virtual que disponga para tal fin el SINAB, y mediante el empleo del usuario y la contraseña institucionales otorgados a los usuarios de la comunidad universitaria, con las excepciones que se adopten según el tipo de recurso y de usuario. Los usuarios externos solo podrán acceder a los recursos de acceso abierto de la Universidad Nacional de Colombia.

ARTÍCULO 10. ACCESO A CONSULTA EN SALA PARA USUARIOS EXTERNOS. Para acceder al servicio de consulta en sala, los usuarios externos deberán presentar su documento de identidad y una carta de presentación de la institución a la que pertenecen, si aplica. En el caso de préstamo interbibliotecario, además del documento de identidad o el carné institucional, deberán presentar la autorización de la institución a la que pertenecen para retirar el material.

ARTÍCULO 11. EXTENSIÓN DE SERVICIOS. Las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia extenderán sus servicios a otros sectores de la sociedad a través de la participación en redes de bibliotecas, y de acuerdo con los proyectos de cooperación y de integración que adelante la Universidad en los ámbitos local, regional, nacional o internacional.

Capítulo IV

CONDUCTAS CONTRARIAS AL SINAB

ARTÍCULO 12. CONDUCTAS CONTRARIAS AL USO ADECUADO DE LOS RECURSOS Y SERVICIOS DEL SINAB. Las siguientes son conductas que van en contra del uso adecuado de los recursos y servicios del SINAB:

a. No devolver el material bibliográfico del SINAB dentro del plazo del préstamo.

b. Perder o dañar material bibliográfico o equipos electrónicos del SINAB.

c. Retirar sin autorización material bibliográfico del SINAB.

d. Perder o dañar material bibliográfico prestado por otras instituciones en virtud de convenio o préstamo interbibliotecario.

e. Hacer uso indebido de la cuenta de correo institucional para la consulta de recursos o servicios que ofrece el SINAB.

f. Falsificar o hacer uso indebido del carné institucional de la Universidad Nacional de Colombia, o del instrumento físico o digital que haga sus veces y sea autorizado por esta, para acceder a los servicios bibliotecarios.

g. Incumplir los deberes establecidos en el artículo 5 del presente reglamento.

Capítulo V

MULTAS, REPOSICIONES, SUSPENSIÓN DE SERVICIOS Y OTRAS ACTUACIONES

ARTÍCULO 13. MULTAS: Se impondrá multa al usuario que no devuelva los materiales bibliográficos que haya solicitado en préstamo en las bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia antes del vencimiento del plazo del préstamo, así:

a. Colección General. El 10% del salario mínimo legal diario vigente, por cada día de retraso y por cada ítem, hasta por diez días consecutivos, considerando para el efecto únicamente los días de servicio de la respectiva biblioteca.

b. Colección de reserva y colecciones especiales: El 5% del salario mínimo legal diario vigente, por hora de retraso y por cada ítem, hasta por 20 horas a partir de la hora fijada para la devolución del material, considerando para el efecto solo las horas y días de servicio de la respectiva Biblioteca.

c. Préstamo interbibliotecario: El 15% del salario mínimo legal diario vigente por cada ítem y por cada día de retraso, hasta por treinta días, sin perjuicio de las multas o sanciones que le imponga la biblioteca prestataria.

d. Retiro de material sin autorización: Todo usuario que retire materiales bibliográficos de las bibliotecas sin la debida autorización de préstamo domiciliario pagará de multa el 50% del salario mínimo diario vigente por cada ítem retirado irregularmente.

PARÁGRAFO: Los porcentajes referidos en los incisos anteriores serán aproximados a la centena de pesos más cercana.

ARTÍCULO 14. ADMINISTRACIÓN DE MULTAS. Las multas serán administradas en el sistema de información bibliográfico vigente para dicho fin, el cual establecerá de manera automática el día y la hora en que inicia su generación.

ARTÍCULO 15. CONDONACIÓN DE MULTAS. Las multas podrán ser condonadas por las siguientes causales:

1. Incapacidad médica debidamente sustentada en una orden médica emitida por EPS.

2. Calamidad doméstica debidamente sustentada por escrito.

3. Por actividades académicas debidamente sustentadas.

4. Reposición de material bibliográfico.

PARÁGRAFO: El Jefe de División o de sección de biblioteca, o quien haga sus veces, podrá evaluar y aceptar causales de condonación adicionales a las establecidas en este artículo, siempre y cuando estén debidamente justificadas.

ARTÍCULO 16. PÉRDIDA Y REPOSICIÓN DE MATERIAL Y EQUIPOS. En caso de pérdida o daño de material bibliográfico o de equipos electrónicos que hagan parte del SINAB, se procederá del siguiente modo:

a. Pérdida de material bibliográfico: Conlleva a la reposición por un material bibliográfico nuevo de las mismas especificaciones en cuanto a título, autor, editorial y edición actualizada, junto con el cual deberá presentarse factura, recibo de compra o documento físico o digital que haga sus veces expedido por el vendedor o distribuidor de dicho material. En el caso de no encontrarse dicho ejemplar disponible en el mercado editorial, deberá reponerse por el título que indique la biblioteca correspondiente.

b. Pérdida o daño de un equipo electrónico: Conlleva la reposición del equipo por un nuevo de iguales o superiores especificaciones, cumpliendo los criterios definidos para tal fin por la Universidad Nacional de Colombia, junto con el cual deberá presentarse factura, recibo de compra o documento físico o digital que haga sus veces expedido por el vendedor o distribuidor de dicho equipo.

c. Daño de material bibliográfico, hemerográfico o audiovisual: El usuario asumirá los gastos de reparación o reposición de acuerdo con la evaluación que realice la biblioteca respectiva.

d. Daño o pérdida de material de otras instituciones: En caso de pérdida o daño del material prestado por otra entidad, el usuario deberá pagar, restituir o cubrir los gastos de reparación a la entidad prestataria, de acuerdo con las normas que rijan a esa institución.

ARTÍCULO 17. SUSPENSIÓN DE SERVICIOS. Los servicios de préstamo y generación de cartas de presentación serán suspendidos al usuario en los siguientes eventos:

a) Durante el tiempo que permanezca sin devolver el material que haya recibido en préstamo cuando se haya vencido el plazo para su devolución.

b) Cuando tenga multas pendientes por pagar al SINAB.

c) Durante el tiempo que permanezca sin reponer los materiales o equipos que haya perdido.

d) Durante el tiempo que permanezca sin cubrir los gastos de reparación o reposición de los materiales o equipos que haya dañado.

e) Cuando no cuente con la vigencia actualizada en el sistema de información bibliográfica para tramitar cartas de presentación, préstamo externo y préstamo interbibliotecario.

PARÁGRAFO: Una vez sean solucionados los anteriores eventos por parte del usuario, le serán restablecidos los servicios de préstamo y generación de cartas de presentación.

ARTÍCULO 18. OTRAS ACTUACIONES. Cuando el usuario incurra en las conductas establecidas en los literales e, f y g del artículo 12 de esta Resolución, la biblioteca correspondiente emitirá un reporte sobre lo ocurrido con destino a la facultad, unidad administrativa o dependencia a la que esté adscrito o vinculado el usuario, con el fin de que adopten las acciones a que haya lugar de acuerdo con las disposiciones de carácter disciplinario de la Universidad Nacional de Colombia.

PARÁGRAFO: Cuando estas conductas sean cometidas por usuarios externos, serán reportadas a la autoridad disciplinaria competente y a la institución a la que esté adscrito el usuario.

Capítulo VI

DISPOSICIONES VARIAS

ARTÍCULO 19. PROCEDIMIENTOS Y ORIENTACIONES. La Dirección Nacional de Bibliotecas expedirá los procedimientos y orientaciones que deben ser acatados por parte de los usuarios del SINAB, en el marco de lo dispuesto en esta Resolución.

ARTÍCULO 20. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el Sistema de Información Normativa Jurisprudencial y de Conceptos - Régimen Legal de la Universidad Nacional de Colombia, conforme a lo dispuesto en el artículo 7 del Acuerdo 70 de 2012 del Consejo Superior Universitario

ARTÍCULO 21. DEROGATORIA. La presente Resolución deroga la Resolución de Rectoría 1322 de 1993, "Por la cual se establece un nuevo Reglamento General para las Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia.", y las demás disposiciones que le sean contrarias.